Меньше бумажной работы = выше прибыль?

По мере того как мировые компании стремятся как можно ближе приблизиться к утопическому видению безбумажного офиса, снова и снова всплывает старая деловая мантра: «Меньше бумажной работы — больше прибыли».Но правда ли это?

Мы все хорошо знаем об экологических преимуществах отказа от распечатки электронных писем, но есть ли хорошее экономическое обоснование для сокращения бумажной работы – и действительно ли это возможно? повлияет на вашу прибыль?

Короткий ответ: да. Замена бумажной работы и переход на цифровые системы не только сокращают прямые затраты, такие как бумага и чернила, но и помогают вашим командам более эффективно использовать свое время.

Проще говоря, чем меньше времени вы или ваши сотрудники тратите на оформление документов, тем больше времени можно потратить на более важные для бизнеса или задачи, приносящие доход. Однако мы не можем полностью искоренить администрирование, поэтому вместо этого мы должны использовать технологии, которые могут помочь ускорить процесс, одновременно устраняя необходимость в устаревших бумажных формах.

Найдите правильное решение для вашего бизнеса с помощью нашего бесплатного руководства для покупателя по управлению автопарком.

Помимо того, что вы поможете своим сотрудникам работать более продуктивно за счет высвобождения их времени, также может помочь искоренение бумажной работы. сократить недопонимание и человеческие ошибки. Большинство владельцев бизнеса и менеджеров автопарков знают, как трудно сопоставить рабочие билеты, квитанции и счета-фактуры между работниками на местах и ​​в офисе, особенно если они содержат неполную или неверную информацию.

Оцифровка этого процесса мгновенно создает электронный бумажный след. Полевые работники могут обновлять статус задания и выставлять расценки и счета на своих мобильных устройствах, находясь на месте. Эта информация затем автоматически передается другим отделам, таким как бухгалтерия, что исключает вероятность задержки или потери документов. В некоторых случаях информация может собираться автоматически и использоваться для предварительного заполнения форм, которые раньше были заполнены вручную. Данные о времени прибытия и отбытия на объект можно использовать, например, для заполнения цифровых табелей учета рабочего времени.

Другая важная информация о работе, такая как квитанции и подписи клиентов, также может быть собрана в электронном виде и храниться в одном и том же центральном месте, легко доступном для всех. Сбор и хранение важной информации таким образом не только экономит время, но и устраняет необходимость пересылать документы туда и обратно, что может сбивать с толку и отнимать много времени.

Так может ли меньшее количество документов действительно привести к увеличению прибыли? Если использовать какие-то умные технологии, это, безусловно, помогает. Узнайте, как GPS-отслеживание автопарка может помочь вашему бизнесу сократить бумажную работу и потенциально повысить производительность и эффективность.