Все, что вам нужно знать о корпоративных транспортных средствах

Для многих отраслей промышленности служебные автомобили являются обязательным требованием. Коммунальным компаниям, автопаркам и государственным учреждениям (пожарные машины, машины скорой помощи и т. д.) может потребоваться время от времени предоставлять транспортные средства своим сотрудникам в деловых целях.

Некоторые компании могут также выбрать это в качестведополнительного преимущества для своих сотрудников; и особенно в этом случае крайне важно понимать последствия. Организациям необходимо знать все тонкости предоставления служебных автомобилей для льгот сотрудникам, налоговые последствия, политические соображения и советы по ответственному и безопасному предоставлению служебных автомобилей сотрудникам.

Почему компании предоставляют служебные автомобили?

Как и во многих аспектах бизнеса, предоставление служебных автомобилей для использования сотрудниками имеет как преимущества, так и недостатки. Если владелец бизнеса рассматривает возможность предоставления служебных автомобилей, ему сначала необходимо взвесить все «за» и «против», чтобы выяснить, осуществим ли это вариант или нет. Вот более детальный взгляд на некоторые плюсы и потенциальные ловушки: 

Плюсы:

• Добавленная выгода:Служебные автомобили дают сотрудникам дополнительную выгоду. транспортной гибкости. Сотрудники, имеющие семьи, часто ценят возможность иметь второй автомобиль, а для тех сотрудников, у которых нет средств на личное транспортное средство, использование служебного автомобиля обеспечивает стабильный источник транспорта.

• Доступность: Для сотрудников, которые живут в сельской местности или работают в компаниях, расположенных вдали от общественного транспорта, личное использование служебного автомобиля обеспечивает простой способ добраться до места работы и с работы каждый день.

• Положительные налоговые последствия: Служебные автомобили также могут использоваться в рамках компенсационных соглашений между организациями и их сотрудниками. Этот тип соглашения может иметь положительные налоговые последствия — например, сокращение выплат подоходного налога сотрудников — для обеих сторон.

• Контроль и надзор: Автопарк дает компаниям повышенный контроль и надзор за сотрудниками, управляющими автомобилем. Сюда входит не только марка и модель, но и более важные вещи, такие как установка функций безопасности и устройств GPS-слежения, которые помогают компаниям отслеживать привычки вождения и быстро решать любые проблемы. Помимо получения информации о том, где в любое время находятся автомобили компании, некоторые типыGPS-слежения технологии предупреждают менеджеров автопарка о том, что служебные автомобили подлежат сервисному и плановому техническому обслуживанию.|| |581

Cons:

• Техническое обслуживание и дополнительные затраты: Хотя технология GPS-слежения может облегчить выполнение регулярного технического обслуживания служебных автомобилей, со временем затраты на содержание автопарка увеличатся. автомобилей может быть значительным. Важно учитывать бизнес-расходы, связанные с обслуживанием и возможной заменой служебных автомобилей.

• Капитальные затраты: Служебные автомобили могут представлять собой большие капитальные затраты, особенно для малого бизнеса. Стоимость покупки нескольких автомобилей может быстро вырасти. Прежде чем принять решение о запуске корпоративного автопарка, важно взвесить потенциальные затраты.

• Потенциальное налоговое бремя IRS: Иногда вождение служебного автомобиля может принести сотрудникам больше хлопот, чем пользы. Сотрудники, использующие служебные автомобили, обязаны платить налоги в зависимости от общей стоимости автомобиля и его выбросов, и эти налоги могут свести на нет любые льготы или льготы, особенно если у сотрудника уже есть личный автомобиль.

Загрузите отчет, чтобы узнать больше о том, как организации любого размера в различных отраслях сокращают расходы, повышают производительность и получают положительную рентабельность инвестиций с помощью программного обеспечения для управления автопарком.

Аспекты политики компании в отношении транспортных средств

Большинство компаний разрешат сотрудникам не только забирать принадлежащие компании транспортные средства домой, но и использовать их в личных целях. В этих случаях компаниям важно установить ограничения и соответствующие правила, которые определяют, как можно и нельзя использовать принадлежащие компании транспортные средства.

Эти правила должны быть всеобъемлющими, изложены в письменной форме и подписаны сотрудниками. Разработка политики использования корпоративных транспортных средств в личных целях может показаться сложной задачей, но существуют общедоступные ресурсы и шаблоны, которые могут упростить задачу.

Аспекты политики

Независимо от того, использует ли компания шаблон или создает свой собственный, любая политика личного использования должна включать следующие компоненты:

• Обзор, определяющий, что представляет собой компания автомобиль и на кого распространяется данная политика
• Как получить право на служебный автомобиль
• Удобства для людей с ограниченными возможностями
• Правила личного пользования
• Водитель компании правила
• Процедуры при несчастных случаях
• Обязанности компании
• За что компанияне за 

Правила использования служебного автомобиля

Очень важно, чтобы все водители служебных автомобилей понимали конкретные правила, которым они должны следовать. Как уже упоминалось выше, это должно быть прописано в политике использования транспортных средств. Эти правила должны включать следующее: 

• Безопасное вождение: всегда соблюдать правила дорожного движения
• Правильный контроль: включаярасход топлива, масла , давление в шинах и т. д.
• Употребление психоактивных веществ: не курить, не пить и не употреблять другие запрещенные вещества
• Техническое обслуживание: сотрудники должны следовать установленному графику технического обслуживания и/или предупреждать компанию о проблемах с техническим обслуживанием или повреждения
• Использование: запрещено несанкционированное использование транспортного средства
• Безопасность: всегда запирайте двери и не пользуйтесь мобильными устройствами во время вождения 

Это не исчерпывающий перечень список, и компании должны убедиться, что у них есть хорошо продуманный список правил и ограничений, которых должны придерживаться сотрудники.

Что делать, если вы решили предоставить служебные автомобили

Когда дело доходит до предоставления служебных автомобилей, существует множество факторов, которые необходимо взвесить, прежде чем принять решение. Если ваша компания приняла решение предложить эту льготу, вот некоторые дополнительные соображения, которые следует учитывать: 

• Подробный учет: Чтобы обеспечить точную налоговую отчетность, работодатели и сотрудники должны вести тщательный учет, позволяющий отслеживать использование в деловых целях по сравнению с личным использованием. Другие статьи, такие как арендные платежи, пробег и потребности в техническом обслуживании, также необходимо отслеживать, чтобы гарантировать, что транспортные средства находятся в хорошем финансовом состоянии и работают должным образом.

• Устройства GPS-слежения: УстановкаGPS-слежения Технология GPS-слежения в транспортных средствах компании может помочь контролировать эффективность, пробег и необходимое техническое обслуживание из машины. Отслеживание активов также может помочь компаниям отслеживать, где находятся транспортные средства и как они используются в нерабочее время.

• Видеорегистраторы: Компании могут также рассмотреть возможность установкиВидеорегистраторы на транспортных средствах компании, чтобы помочь контролировать вождение транспортных средств сотрудников и обеспечивать честность и честность сотрудников. /или определить вину в ДТП.

Предоставление служебных автомобилей может быть большим преимуществом для организации и ее сотрудников, но к этому решению нельзя относиться легкомысленно. Принятие во внимание всех потенциальных положительных сторон и проблем может помочь владельцам бизнеса принять обоснованное решение.

Для получения дополнительной информации о внедрении технологий автопарка ознакомьтесь с нашим последнимОтчетом о тенденциях отслеживания автопарка.