Как менеджер автопарка может увеличить рабочий день с помощью программного обеспечения для управления временем

«Делать что-то — это не то же самое, что делать дело».

Это пугающая мысль – страшная, потому что это правда. Несмотря на то, что менеджеры автопарка безумно заняты и весь день работают со скоростью миля в минуту, во время увольнения они часто смотрят на часы и задаются вопросом, как прошел день и как некоторые задачи не были выполнены.

Вы не одиноки. Невероятно часто приходится беспокоиться о том, что в сутках достаточно часов, чтобы закончить все, что нужно сделать, не зажигая свечу с обоих концов и не задерживаясь на работе допоздна.  
Итак, что вы можете сделать, чтобы выжать из рабочего времени больше часов и успеть все успеть?

• Составьте ежедневный список дел – и не переусердствуйте. Расставьте приоритеты на каждый день и неделю, пронумеровав их в порядке важности, и не бойтесь переносить задачи на следующий день или неделю, если они не срочные. (Если бы все оставались на работе до тех пор, пока ВСЯ работа не будет сделана, мы бы никогда не ушли.) Ежедневник полезен для организации дел на день и неделю.
  
  
• Не выполняйте несколько задач одновременно. Да, мы знаем — все, что вы делаете, — это многозадачность, но выслушайте нас: на самом деле невозможно эффективно выполнять многозадачность. Это не означает, что вы не можете делать заметки во время телефонного разговора – это означает, что вам не следует пытаться полностью погрузиться в более чем одну задачу, которая отнимает всю вашу умственную энергию. 

Найдите подходящее решение для вашего бизнеса с помощью нашего бесплатного руководства для покупателя по управлению автопарком.

• Держите ручку и блокнот под рукой. Это не обязательно должны быть глубокие мысли – но если вы вдруг подумаете: «Мне нужно сделать X в Y время», запишите это. Ваши каракули даже не обязательно должны быть связаны с работой — вы можете писать напоминания о личных задачах, например, сдать вещи в химчистку, что избавит вас от мыслей о них и поможет сосредоточиться на работе.
  
  
• Следите за своим временем. Вам кажется, что вы постоянно тратите весь день на одну задачу? Следите за тем, что вы делаете каждый рабочий день в течение недели, а затем проанализируйте свою неделю. Есть ли одна задача, которая отнимает у вас массу времени, и которую вы могли бы как-то упростить?
  
  
• Выделите определенное количество времени для долгосрочных и/или крупных проектов – это поможет вам уделять им время понемногу. Да, телефоны по-прежнему будут звонить и прерывать вас, но вы можете вернуться к своим делам после звонка, зная, что это время вы зарезервировали специально. Это также помогает помнить, когда вы наиболее продуктивны (определенные дни недели или время суток), и планировать работу соответственно. 
  
  
• Принимайте решения за 60 секунд. Принятие решений может отнимать много времени, особенно у перфекционистов. Ваш первый инстинкт, скорее всего, верен, но дайте себе минуту, чтобы немного подумать, а затем действуйте.
  
  
• Не проводите собрания без необходимости – они, как известно, по большей части непродуктивны. Хотя вы не можете контролировать ничего из расписания начальства, вы можете не тратить зря время на планирование собственных встреч, если их можно избежать. 
  
  
• Пусть технологии помогут. Вам не обязательно делать все самостоятельно — существуют инструменты, которые помогут увеличить количество часов в сутках. GPS-отслеживание транспортных средств может помочь организовать и упростить повседневные операции. Если клиент звонит с экстренным заказом, вы будете видеть, где находятся водители, на панели отслеживания практически в реальном времени — не нужно воспроизводить телефонные метки, пока вы пытаетесь выполнить заказ. 

Управление парком GPS-навигаторов может помочь сделать и все остальные советы выполнимыми – ускоряя принятие 60-секундных решений и позволяя провести день более упорядоченно и организованно. Вы сможете выполнять более продуктивную работу и при этом получать небольшие, но важные вещи, такие как выставление счетов, то есть вам не придется быть на работе до 8 часов вечера. и вместо этого может наслаждаться тем, чем являются будние вечера: дрянным телевидением.