Управление автопарком и роль менеджера автопарка

16 мая 2019 г.

Для компаний, которые используют мобильную рабочую силу и парк транспортных средств, оптимизация управления автопарком является важным, но часто упускаемым из виду бизнес-деятельностью, которая может оказать существенное влияние на нижняя строка. Это особенно актуально для предприятий малого и среднего бизнеса, где владелец бизнеса или генеральный директор часто принимают решения по управлению автопарком. Но на каком-то этапе роста компании приходит время, когда имеет смысл подумать о найме профессионального менеджера автопарка. Если вы думаете об обновлении своейсистемы управления автопарком или задаетесь вопросом, чем занимается менеджер автопарка или как нанять менеджера автопарка, вы попали по адресу.

В этой статье мы рассмотрим, что нужно для запуска успешной программы управления автопарком и как оценить роль менеджера автопарка. Наша цель состоит в том, чтобы вы получили четкое представление о том, как выглядит успешный план управления автопарком, и смогли ответить на вопрос, чем занимается менеджер автопарка?

Успешное управление автопарком требует широкого и специализированного набора навыков и человека, который может преуспевать в быстро меняющейся среде. Хорошие менеджеры автопарков могут уверенно принимать стратегические бизнес-решения на основе надежных данных, которые лучшие в своем классе менеджеры автопарков получают с помощью программного обеспечения для управления автопарками. Вы найдете менеджеров автопарков почти в каждой отрасли, и хотя детали их ролей могут различаться в зависимости от организации, их влияние постоянно выходит за рамки их собственного отдела — от удовлетворенности клиентов до общей операционной производительности.

Давайте «уменьшим» повседневную жизнь и посмотрим, что именно такое управление автопарком , почему это такая важная часть бизнеса и как оно будет продолжать влиять на вашу прибыль.   

Что такое управление автопарком?

Управление автопарком — это практика управления коммерческими транспортными средствами, такими как легковые автомобили, фургоны и грузовики, для обеспечения оптимального использования, расхода топлива и технического обслуживания. Менеджеры автопарков также могут сыграть роль в обучении водителей повышению безопасности автопарка, соблюдению требований и ответственности. В некоторых отраслях, таких как строительство и подрядные работы, управление автопарком может также включать отслеживание активов и управление оборудованием, от тяжелых кранов и бульдозеров до меньшего оборудования, такого как прицепы, генераторы или специальные инструменты.

Управление автопарком направлено на максимизацию эффективности, повышение производительности и повышение безопасности транспортных средств организации и водителей. Часто это достигается с помощью комбинации отслеживания транспортных средств, составления отчетов о расходе топлива, мониторинга поведения водителей и управления техническим обслуживанием транспортных средств. Все эти разнообразные функции часто управляются с помощью программного обеспечения для управления автопарком.

Успех в управлении автопарком

СогласноBusiness Fleet, «Великий профессионал в сфере автопарка способен руководить и обучать, а не только команда автопарка, но также водители и несколько уровней управления […] Они способны вдохновить команду на достижение общей цели или видения».

Управляющий автопарком, обладающий следующими качествами и навыками, будет иметь больше шансов на успех:

• Технические знания, соответствующие вашей отрасли
• Идёт в ногу с изменениями и тенденциями
• Знаете федеральные и государственные правила для коммерческих транспортных средств и водителей
• Knows the business’ priorities and helps solve problems to drive cost reductions
• Понимает техническое обслуживание транспортных средств, последствия ремонта и передовые методы безопасности водителя
• Эффективно управляет многозадачностью и перемещает приоритеты

The importance of fleet management

Затраты, связанные с автопарком, как правило, являются одними из крупнейших расходов в любой компании, которая полагается на парк транспортных средств и водителей для выполнения работы. Поэтому вполне логично, что менеджер автопарка является одной из наиболее важных ролей для бизнеса с мобильной рабочей силой. В их обязанности входит обеспечение того, чтобы транспортные средства автопарка находились в хорошем состоянии и были готовы к использованию, а также чтобы водители их компании управляли безопасно и в соответствии с государственными постановлениями, такими как требования к часам обслуживания и требования к электронному устройству регистрации (ELD). Менеджеры автопарка носят много обязанностей и, вероятно, имеют несколько должностей и обязанностей. Они работают с критически важными сотрудниками в рамках бизнеса, и их обязанности и должности могут различаться в зависимости от отрасли, типа транспортных средств и размера компании.

Менеджеры автопарка играют жизненно важную роль в поддержании здоровой прибыли, поскольку они несут ответственность за один из наиболее важных центров затрат бизнеса. Приобретение транспортных средств, затраты на техническое обслуживание, затраты на топливо, страхование, обучение водителей и обеспечение соответствия транспортных средств государственным постановлениям — это, казалось бы, небольшие задачи, но они могут быстро накапливаться, усугубляя другие повседневные эксплуатационные расходы.

От более эффективного направления технических специалистов и расчета более эффективных маршрутов до содействия позитивному взаимодействию с клиентами менеджеры автопарков должны уметь совмещать различные роли и обязанности и сохранять хладнокровие под давлением. Хотя менеджерам автопарка не обязательно точно знать, как отремонтировать гидравлические тормоза или починить протекающий масляный поддон, понимание того, что требуют эти исправления (т. е. затраты и время простоя), помогает минимизировать негативное воздействие на бизнес и прибыль. Квалифицированный управляющий автопарком может быстро адаптироваться, когда транспортные средства или рабочие недоступны, оценить потенциальное время простоя и быстро перераспределить или переназначить рабочие места, а также свести к минимуму сбои в работе транспортных средств.

Узнайте больше о том, что (на самом деле) делают менеджеры автопарка, загрузив нашу бесплатную электронную книгу.

Задачи управления автопарком

Эффективный менеджер автопарка — это не только тактика, но также деловой и технически подкованный. По мере увеличения размера автопарка менеджеры сталкиваются с все большим количеством проблем и более сложными проблемами, такими как:

• Как справиться с информационной перегрузкой
• Интеграция данных автопарка в существующие программные системы
• Убедиться, что все активы полностью используются
• Нужны быстрые решения для проблемы
• Управление географически рассредоточенной командой
• Быстрый поиск конкретной информации о автопарке
• Программные системы, масштабируются и способны справиться с быстрым ростом
• Контроль несанкционированного использования активов компании

Благодаря уникальному анализу топливной эффективности, технического обслуживания транспортных средств, безопасности водителей, федеральных и государственных норм и расходов на автопарк , управляющий автопарком — один из самых важных факторов вашего бизнеса.

Сотрудничество

Роль управляющего автопарком со временем существенно изменилась. Хотя раньше эта работа была сосредоточена исключительно на управлении расписанием вашего автопарка, сегодня эффективный специалист по автопарку способен руководить и обучать не только команду автопарка, но также водителей и представителей нескольких уровней управления. Более того, они способны вдохновить команду на достижение общей цели или видения. Для малого бизнеса управляющий автопарком может также быть менеджером службы или офиса, поэтому помимо управления автопарком у него есть и другие обязанности. Это только увеличивает их потребность иметь возможность работать со всеми аспектами организации и делать это ловко.

Успешный менеджер автопарка устанавливает сотрудничество и рабочие отношения со всеми внутренними функциями внутри корпорации, которые связаны с функцией автопарка:

• Водители и технические специалисты: Они помогают обучать водителей безопасному вождению и гарантируют, что они знают, как проходить проверку безопасности DOT.
• Диспетчеры и вспомогательный офис : Они обеспечивают, чтобы все транспортные средства были в распоряжении диспетчеров для работы в течение дня, и улучшают маршрутизацию и размещение транспортных средств.
• Владельцы бизнеса и лидеры: Они решают вопросы соответствия требованиям и страховым претензиям, предлагают идеи по улучшению эффективности бизнеса и работают над повышением прибыльности за счет снижения расходов.
• Менеджеры сервисного обслуживания и механики: They anticipate vehicle downtime and track vehicle acquisition and disposal.

Обмен знаниями

Хороший управляющий автопарком вдобавок требует способности к межличностному общению. традиционным техническим знаниям и организационным навыкам, связанным с этой ролью. Для поддержания работоспособности автопарка требуется много людей и навыков, поэтому сотрудничество в этих дисциплинах может означать разницу между своевременным и опозданием, прибылью и убытками. Они должны быть ловкими и невозмутимыми. Менеджеры автопарка в течение всего дня имеют дело с разными личностями и обычно имеют дело с людьми, которые не разделяют одни и те же приоритеты. Таким образом, чтобы кто-то преуспел в этой роли, он должен чувствовать себя комфортно, когда его воспринимают как помеху или понимают, что не всем он понравится, и быть в порядке с этим, чтобы выполнить работу. Эта роль далека от конкурса популярности. Важно быть напористым, но в то же время тактичным и уметь убедить людей сделать для вас то, чего они, скорее всего, не захотят, или в те сроки, в которые вы этого хотите.

Кроме того, менеджеры автопарка информируют высшее руководство о производительности автопарка, бюджетных требованиях, новых продуктах и ​​программах. Они понимают, что большинство руководителей не являются экспертами по управлению автопарком и предоставляют им только те данные о автопарке, которые имеют решающее значение для принятия решения. Один из способов добиться этого — исключить из отчетов автопарка жаргонизмы и отформатировать их для быстрого просмотра и понимания высшим руководством.

Работа с поставщиками и партнерами

Выдающиеся специалисты по автопаркам работают с поставщиками и другими партнерами, чтобы оптимизировать их производительность. Некоторые используют методы управления цепочкой поставок, такие как объединение поставщиков в одну команду для облегчения связи друг с другом и предоставления эффективных и недорогих услуг автопарку. Они устанавливают стандарты безопасности и технического обслуживания для автопарка, а также выполняют всю административную работу.

Программное обеспечение для управления автопарком

Влияние анализа данных и передовых технологий уже наблюдается во всем автопарке.Автомобильный парк описывает необходимость изменения характера роли управляющего автопарком по мере развития технологий: “Чтобы ориентироваться в изменениях, менеджерам автопарка необходимо будет опираться на свой разнообразный опыт в различных областях например, операционные продажи, управление персоналом, финансы, оборудование и закупки».

И хотя технология призвана упрощать, она также может усложнить задачу. Освоение новых инноваций, анализа, данных, обновлений практически в реальном времени и многого другого может оказаться сложной задачей, но как только менеджер автопарка поймет, как использовать эти достижения, его работа в долгосрочной перспективе значительно упростится.

Технология управления автопарком поможет вам:

• Отслеживайте стоимость топлива и расходы с помощью управления топливом: Обычно топливо составляет 1/3 ваших эксплуатационных расходов, поэтому с этой областью нельзя шутить. Чрезмерные расходы, даже на небольшую сумму, на расходы, понесенные ежедневно, могут быстро накапливаться, крадя вашу прибыль. Плохое управление расходами на топливо может означать, что несанкционированные расходы также могут остаться бесконтрольными.
• Сообщайте о безопасном поведении водителя с помощью управления водителями: Системы слежения за автопарком могут помочь вам отслеживать превышение скорости, резкое торможение и быстрое ускорение и даже работа на холостом ходу - все это может изнашивать автомобиль и в конечном итоге стоить вам денег.
• Получайте оповещения о техническом обслуживании автомобиля: Само собой разумеется, что Если вы будете следить за транспортными средствами и регулярно ухаживать за ними, они будут работать лучше и дольше. Использование технологий для отслеживания профилактического обслуживания, такого как плановая замена масла или замена шин, упрощает вашу жизнь, поскольку вы всегда будете предупреждены о необходимостиосмотра автомобиля.
• Track driver and vehicle locations and routes: Достижения в области телематики и программного обеспечения, а также программного обеспечения для картографирования GPS и оптимизации маршрутов могут не только упростить жизнь менеджера автопарка (облегчает отслеживание транспортных средств и помогает водители ускоряют свои маршруты) это также может сэкономить затраты из-за потери водителей, траты топлива и потери времени доставки.

Но помимо физического отслеживания, достижения в области технологий автопарка также играют важную роль в улучшении общей коммуникации. Вот некоторые из способов, которыми это может помочь:

• Настройте автоматические оповещения или отчеты по электронной почте и текстовым сообщениям
• Убедитесь, что у водителей есть соответствующие планшеты или мобильные устройства в автомобиле
• Контролируйте все необходимые технологические интеграции, такие как отслеживание GPS
• Управление персоналом/HR
• Отслеживание водительских прав и проверок на наркотики
• Отслеживание проблем с персоналом и их решение
• Утверждение табелей учета рабочего времени водителей и paychecks

Решения по управлению автопарком могут облегчить жизнь менеджера автопарка, а также обеспечить общую экономию затрат и эффективность работы для любой компании.