Меньше бумажной работы = выше прибыль?

По мере того, как мировые компании стремятся как можно ближе приблизиться к утопическому видению безбумажного офиса, снова и снова всплывает старая бизнес-мантра: «Меньше бумажной работы — больше прибыли».Но так ли это?

Мы все хорошо знаем об экологических преимуществах отказа от распечатки электронных писем, но есть ли также хорошее экономическое обоснование для сокращения бумажной работы – и может ли это действительно повлиять на вашу прибыль?

Короткий ответ – да. Замена бумажной работы и переход на цифровые системы не только сокращают прямые затраты, такие как бумага и чернила, но и помогают вашим командам более эффективно использовать свое время.

Проще говоря, чем меньше времени вы или ваши сотрудники тратят на бумажную работу, тем больше времени можно потратить на более важные для бизнеса задачи или задачи, приносящие доход. Однако мы не можем полностью искоренить администрирование, поэтому вместо этого мы должны использовать технологии, которые могут помочь ускорить процесс, одновременно устраняя необходимость в устаревших бумажных формах.

А также помогая вашим сотрудникам Чтобы быть более продуктивными за счет высвобождения своего времени, отказ от бумажной работы также может помочь сократить недопонимание и человеческие ошибки. Большинство владельцев бизнеса, зависящих от автопарка, именеджеров автопарка знают, как трудно сопоставить рабочие билеты, квитанции и счета-фактуры между работниками на местах и ​​в офисе, особенно если они содержат неполная или неверная информация.

Найдите правильное решение для вашего бизнеса с помощью нашего бесплатного руководства для покупателя по управлению автопарком.

Оцифровка этого процесса мгновенно создает электронный бумажный след. Полевые работники могут обновлять статус задания и выставлять расценки и счета на своих мобильных устройствах, находясь на месте. Эта информация затем автоматически передается другим отделам, таким как бухгалтерия, что исключает вероятность задержки или потери документов. В некоторых случаях информация может собираться автоматически и использоваться для предварительного заполнения ранее созданных вручную форм. Данные о времени прибытия и отбытия на объект можно использовать, например, для заполнения цифровых табелей учета рабочего времени. 

Другая важная информация о работе, такая как квитанции и подписи клиентов, также может быть собрана в электронном виде и храниться в одном и том же центральном месте, легко доступном для всех. Сбор и хранение важной информации таким способом не только экономит время, но и устраняет необходимость пересылать документы туда и обратно, что может сбивать с толку и отнимать много времени.

Итак, может ли меньшее количество документов действительно привести к к более высокой прибыли? Если использовать какие-то умные технологии, это, безусловно, помогает. Узнайте, как GPS-отслеживание автопарка может помочь вашему бизнесу сократить бумажную работу и потенциально повысить производительность и эффективность.