TCO - Почему и как вы должны рассчитать общую стоимость владения для вашего флота

13 августа 2019 || 559

What is Total Cost of Ownership (TCO)?

Общая стоимость владения (TCO) является финансовой оценкой, которая использует покупку/ Аренда цена актива плюс операционные расходы (как прямые, так и косвенные расходы) для определения суммы в долларах, потраченной на активу в течение его жизненного цикла. TCO используется менеджерами флота для оценки стоимости определенного актива, стоимости отдела и общей стоимости всего бизнеса. Расчеты TCO и анализ затрат могут быть использованы для принятия обоснованных решений о покупке, продаже, лизинге, расширении или сокращении флота. рассчитывают TCO, чтобы иметь полное понимание ценности своего флота. Без этого числа и других данных принятие решений становится гораздо более рискованной задачей. Правильное управление и оценка TCO является одним из способов обеспечения того, чтобы ваш флот оставался прибыльным. Программное обеспечение для управления автопарком. Система управления флотом. Большая часть данных для расчета TCO автоматически получена телематическими инструментами, которые вы, возможно, уже используете, такие как отслеживание топлива. Здесь важно хранить центральную базу данных для всех ваших записей, чтобы вы могли получить доступ к информации в одном месте. Ниже приведены ключевые точки данных, которые вы должны собирать для точных расчетов TCO:

Why calculating TCO is important

The most business savvy fleet managers are calculating TCO to have a complete understanding of the value of their fleet. Without this number and other data, decision-making becomes a much riskier task. Properly managing and estimating TCO is one way to ensure your fleet remains profitable.

Download the report to find out more about how organizations of all sizes in various industries are cutting costs, improving  productivity and getting a positive ROI with fleet management software.

How to calculate total cost of ownership

While the details of calculating TCO might seem overwhelming, it’s all data and information that fleet managers likely already have access to via their fleet management system. Much of the data for calculating TCO is captured automatically by telematics tools that you may already be using, like fuel tracking. What is important here is keeping a central database for all of your records so you can access information in one place. Below are the key data points you should collect for accurate TCO calculations:

1. Затраты на накладные расходы. Обязательно включите любые процентные ставки или расходы, понесенные в результате финансирования. Когда вы добавляете в свой флот, отслеживайте эту информацию в своей системе управления центральным автопарком, чтобы в будущем было легче обновить общую стоимость анализа собственности. 578 This includes the initial purchase price or lease price for every vehicle in your fleet. Be sure to include any interest rates or expenses incurred through financing. As you add to your fleet, track this information in your central fleet management system so that it’s easier to update your total cost of ownership analysis in the future.
2. Maintenance, service, and downtime costs. It’s no surprise that maintaining and repairing vehicles comes at a high opportunity cost to your fleet. Staying on top of preventative maintenance can reduce unplanned downtime and can prevent your assets from needing expensive or unexpected repairs leading to cost savings in the future. Track the cost of all parts, labor, downtime and more to get a realistic understanding of your TCO.
3. Амортизация активов. Общеизвестно, что транспортные средства почти никогда не увеличиваются в стоимости. Возьмите среднюю стоимость амортизации грузовика и примените его к количеству единиц в вашем флоте.
4. Затраты на топливо. Рассмотрим The actual cost of every dollar spent on fuel, including taxes. Consider the Международное налоговое соглашение о топливе (IFTA) Если ваш флот ездит через государственные линии или в североамериканских границах. || 588
5. Labor. Сколько вы тратите, чтобы платить своим водителям, специалистам по обслуживанию, администраторам и за его пределами? Следите за всеми затратами на рабочую силу, независимо от того, ездит ли сотрудник автомобиль или нет.
6. Insurance and compliance fees. TCO должен включать премии, которые вы платите за страхование флота и любые другие платы за страхование бизнеса, которые вы платите. Сборы за соблюдение включают разрешения и любые нарушения, понесенные вашим драйвером или флотом.
7. Информационные технологии. Другие покупки программного обеспечения, такие как CRM и инструменты бухгалтерского учета, также должны быть включены. Помните о любых потенциальных скрытых затратах, таких как лицензирование, установка, обучение и т. Д. Знание того, что на самом деле является вашей TCO, является первым шагом к пониманию того, как его уменьшить. Когда вы проходите процесс сбора данных, необходимых для выполнения ваших расчетов, обратите внимание на области, где вы определяете возможность для улучшений. Вероятно, будет много точек данных, которые выделяются вам. Если вы не знаете, что что -то сломано, вы не можете это исправить. Так высокая стоимость владения не может контролироваться, пока вы не проанализируете все его элементы. GPS tracking and other telematics tools come at a cost. Other software purchases, such as CRM and accounting tools, should also be included. Be aware of any potential hidden costs such as licensing, installation, training etc.

How to keep TCO low

Keeping costs low and efficiency high is top of mind for every fleet manager. Knowing what your TCO actually is is the first step to understanding how to reduce it. As you go through the process of collecting the data you need to complete your calculations, take note of areas where you identify opportunity for improvements. There likely will be many data points that stand out to you. If you don’t know something is broken, you can’t fix it. So high cost of ownership can’t be controlled until you analyze all elements of it.

Ниже приведены другие факторы, которые следует учитывать в уменьшении TCO для вашего флота:

• Инвестируйте в решение || 606 SaaS fleet management solution. Outsourcing software services to a company that specializes in fleet management removes the need to take on costly upfront and recurring investments in data infrastructure, and gives you flexibility to expand your fleet tracking as technology improves. Off-site data centers can improve your disaster recovery, browser based tracking apps allow you to check the whereabouts of your workers and equipment whenever you need to, and the ability to track more than just vehicles can reduce your security costs.
• Use fuel tracking software to improve fuel efficiency. Help your drivers understand the difference between necessary and unnecessary engine idling with fuel tracking tools that provide the data and coaching your drivers need to improve their day-to-day fuel efficiency. Watch the savings multiply across your entire fleet. Some companies have seen a positive return on investment in just their first year using KMZ MOTOR’s software.
• Be proactive with preventative maintenance. Studies show that strict adherence to preventive maintenance will improve resale value of most units and reduce the maintenance costs incurred from repairs. Getting ahead of maintenance helps reduce issues from happening. You can maintain a detailed record of all preventative maintenance activities performed within a fleet tracking system - making it easier to calculate TCO - and to prevent any work from being done that isn’t required - which can increase your overall fleet maintenance costs. затраты на техническое обслуживание. Данные из
• Driver behavior management software coaches better driving behavior and reduces useless idling, which eases engine wear and tear and saves you money on maintenance costs. Data from Программное обеспечение для управления драйверами || 622 can be used to help prevent crashes, which can help lower the cost of repairs due to accidents, prevents injuries and fatalities, improve fuel efficiency и Уменьшить страхование Премии. | 630
• Install fleet dashcams to gain context when incidents do occur and to potentially reduce insurance costs. Fleet dashcams mitigate risk, protect your commercial vehicles, and can be used as a tool to coach your drivers on safety performance. Dashcams identify unsafe driving behaviors and back up an incidents that occur with HD video footage.

Knowing what your TCO is will help you better understand your return on investment (ROI) and will help you identify opportunities for areas to save on costs. Calculate TCO early and often to gain a complete understanding of the cost of doing business. As you do your calculations, take note of key areas for improvement such as fuel efficiency, maintenance costs, fees from violations, and more. Take advantage of telematics technology to assist in your TCO analysis and to reduce costs. Contact us today to learn more about KMZ MOTOR’s tools for reducing fleet costs.