Как внедрить новые бизнес-процессы в организации вашего автопарка

Как известно любому владельцу бизнеса, внесение изменений на рабочем месте – больших или малых – может встретить определенное сопротивление со стороны сотрудников. Такое поведение не всегда неоправданно: даже незначительные процедурные изменения или обновления технологий могут оказать большое влияние на любую компанию и ее сотрудников. Это справедливо и при принятии решения о внедрениирешения по управлению автопарком. Заинтересованные стороны на всех уровнях должны быть должным образом подготовлены к изменениям — от этапа покупки до внедрения и на протяжении всего внедрения.

Ключ к успешному переходу лежит в коммуникации и исполнении. Часто пошаговый процесс информирования об изменениях в технологии может помочь вам привлечь к работе своих сотрудников и облегчить процесс внедрения. Ниже приведены шесть шагов, которые помогут вам беспрепятственно внедрить новое решение по управлению автопарком в вашей организации.

Визуализация процесса внедрения: Шаг за шагом

Развертывание нового технологического решения в вашей организации. представляет собой серьезное организационное изменение, и менеджеры автопарков и водители, вероятно, будут обеспокоены его принятием. Четкое и открытое общение является ключом к тому, чтобы им было легче. Потратьте дополнительное время, чтобы сосредоточиться на своих сотрудниках, успокоить их и объяснить преимущества, которые они и весь бизнес получат от новых инвестиций.Используйте этот отчет, чтобы рассказать о преимуществах технологии отслеживания автопарка.

Шаг 1. Привлеките заинтересованные стороны

Имейте в виду, что многие сотрудники родом из эпохи, когда все работы велись без системы управления автопарком. Прежде чем выбрать какое-либо решение, крайне важно собрать вместе всех заинтересованных сторон вашего бизнеса и подтвердить, что все согласны с бюджетом, целями и подходом. Собрав своих бизнес-лидеров в одной комнате в начале процесса отбора, вы с меньшей вероятностью столкнетесь с конфликтами в дальнейшем.

Шаг 2: Определите свои цели и видение

Once you have sought buy-in from stakeholders, it’s crucial to think carefully about your needs and document them in detail. It may be useful to engage a third party to help you evaluate your needs and match the right solution with those unique requirements.

В случаепрограммного обеспечения для управления автопарком, объясните, почему это изменение необходимо и почему оно внедряется (например, чтобы повысить производительность и безопасность сотрудников). Некоторые сотрудники могут сразу же присоединиться к вам, но вам придется продать его хотя бы нескольким.

Этот отчет о тенденциях отслеживания автопарка может помочь вам объяснить экономическое обоснование с фактами и цифрами из отрасли. Помогите всем увидеть, как технология отслеживания автопарка поможет бизнесу опередить конкурентов. Возможно, будет полезно указать, почему старый способ ведения дел был неправильным или неэффективным. 

32% пользователей GPS Fleet Tracking сообщили о положительной рентабельности инвестиций менее чем за год. Узнайте больше полезных данных в этом отчете.

Шаг 3. Общайтесь соответствующим образом

Небольшие изменения на рабочем месте, которые не требуют пояснений, могут потребовать только электронного письма, тогда как для крупных изменений — например, масштабное внедрение технологии — может стоить провести собрание всей компании или отдела.

Простая отправка краткого электронного письма, чтобы сообщить всем о больших изменениях, может расстроить сотрудников и создать замешательство. Любое серьезное изменение вызовет вопросы, и лучше отвечать на них лично, всей группой. Первоначальное ознакомление с технологией также может помочь облегчить первоначальную тревогу и ответить на любые конкретные вопросы. каждая роль в вашей компании по разным причинам. Будьте готовы к таким вопросам, как: Как технология GPS влияет на мою работу? Как мне научиться управлять этим новым телематическим устройством?

Step 4: Mitigate uncertainty

Keep in mind that adopting new technology can also be challenging for each role in your company for various reasons. Be prepared for questions such as: How does GPS technology impact my role? How do I learn to manage this new telematics device?

Вы можете смягчить эти страхи, предвидя вопросы, сомнения и опасения ваших сотрудников и отвечая на них до того, как они возникнут. Например, активно информируйте сотрудников о многих преимуществах программного обеспечения для управления автопарком, таких как упрощение для водителей соблюдения требований или обеспечение диспетчеров наиболее точной информацией о расчетном времени прибытия.

Шаг 4: Правильно рассчитайте время

Не существует четкого правила относительно правильного выбора времени для большого объявления, поскольку каждая ситуация и рабочее место различны, но помните, как изменения могут повлиять на ваших сотрудников. О любых крупных изменениях следует объявлять за несколько недель, чтобы у сотрудников было время подготовиться.

Если вы одновременно внедряете несколько изменений на рабочем месте, внедряйте их постепенно и дайте сотрудникам график, когда это произойдет. ожидайте, что каждое изменение вступит в силу. Возможно, будет проще решать задачи по одному, чем большими порциями, и постепенный переход с меньшей вероятностью нарушит рабочий процесс и производительность.

Шаг 5.  Определите свой уровень настройки

Любое решение для GPS-отслеживания автопарка требует определенного уровня настройки. Чтобы определить, подходит ли вам выбранное вами решение, важно продумать и задокументировать любые необычные или специфические функции, которые потребуются вашему бизнесу. Что еще более важно, привлеките представителей каждого отдела для помощи в настройке. Они почувствуют себя частью процесса принятия решений и естественным образом возьмут на себя ответственность за его успех.

Шаг 6: Получите техническую информацию

Изложите особенности и шаги, связанные с изменением. Определите ожидаемое влияние изменения, а также любые действия, например дополнительное обучение или сертификацию. Будьте тщательны при планировании того, как будет работать бизнес и какие изменения (если таковые возникнут) произойдут в индивидуальных ролях ваших сотрудников. Прозрачность и ясность являются ключевыми моментами.

Получите советы по беспрепятственному внедрению

Внедрение системы управления автопарком в вашей организации – это необходимость времени. Однако его успех зависит от людей, которые используют его каждый день. Выполните описанные выше шаги, чтобы уменьшить количество сбоев и ускорить процесс окупаемости инвестиций в свой бизнес.